Potvrďte praktickú zmenu
Skontrolujte, či organizácia už neposkytuje príslušnú starostlivosť a kto je oprávnený zmeniť status klienta. Dodržiavajte interné postupy zaznamenávania a uchovávania údajov. Caremily nestanovuje pre organizáciu zákonnú dobu uchovávania. Nezaobchádzajte s neaktívnym statusom ako s povolením na likvidáciu dokumentov alebo klinických záznamov inde.
Najprv skontrolujte nedokončenú prácu
Hľadajte otvorené úlohy, čakajúce hovory a praktické dojednania, ktoré si stále vyžadujú vlastníka. V prípade potreby zaznamenajte konečné prevádzkové odovzdanie. Ak musí práca pokračovať mimo súčasnej organizácie, dohodnite sa, ako sa informácie môžu zákonne zdieľať prostredníctvom schválených kanálov. Nepresúvajte osobné dokumenty k inému klientovi len preto, aby boli viditeľné v aktívnom zozname.
Skontrolujte stav a účinky priradenia
Prístup zamestnancov služby Teams je obmedzený na pridelených aktívnych klientov; vlastníci a manažéri vidia aktívnych klientov v celej organizácii. Skontrolujte priradenia klientov a dostupné ovládacie prvky, namiesto toho, aby ste predpokladali, že všetky historické informácie zostávajú dostupné pre všetkých. Limity aktívnych klientov opisujú kapacitu prevádzkového plánu; nemali by sa používať ako skratka pre obchádzanie povinností organizácie.
Uchovávajte si jasný záznam o rozhodnutí
Použite proces organizácie na zdokumentovanie toho, kto s zmenou súhlasil a prečo. História auditu aplikácie môže pomôcť pri kontrole aktualizácií, ale nie je to kompletný archív súladu s predpismi. Caremily Teams pomáha udržiavať aktuálnu koordináciu jasnú, zatiaľ čo organizácia zostáva zodpovedná za vhodný prístup, uchovávanie záznamov a spracovanie akýchkoľvek žiadostí týkajúcich sa starších informácií o klientoch.