Használjon egyértelmű neveket és célokat
Címkézd fel a szolgáltatót vagy a személyt, és írd le a kapcsolatfelvétel gyakorlati okát. Különböztesd meg a szállítási irodát az időpontfoglalási pulttól. Ellenőrizd a számokat megbízható forrásból, és tekintsd át őket, ha a megállapodások változnak. Ne másold be a teljes címjegyzékeket az ügyfélszolgálati körbe pusztán azért, mert az információ elérhető.
Ellenőrizd a közönséget
A családsegítők láthatják a megosztott névjegyeket a Caremily-ben, míg a névjegyek hozzáadásához gondozói vagy adminisztrátori szerepkör szükséges. Csak olyan számokat adjon meg, amelyek értelmesek az adott célközönség számára. Ne feltételezze, hogy a kapcsolattartási adatok bizalmasak a segítők előtt csak azért, mert a kapcsolódó dokumentum privát. Kérjen engedélyt, mielőtt megosztaná egy magánszemély elérhetőségi adatait, amikor ez indokolt.
Tartsa a dokumentumokat külön
A kapcsolatfelvételi bejegyzés nem helyettesítheti a személyes dokumentumot. Helyezzen el egy megfelelő PDF, JPG vagy PNG formátumot a személyes dokumentumok területén, ha korlátozott hozzáférésre van szükség. Gondosan fogadja a kiválasztott, legfeljebb 5 MB méretű fájlokat. A kapcsolatfelvételi bejegyzésben csak hasznos koordinációs részleteket adjon meg, ahelyett, hogy bizalmas tartalmakat másolna egy széles körben látható jegyzetbe.
Minden módosítás után tekintsen át egy bejegyzést
Amikor egy szolgáltató, egy szerepkör vagy egy telefonszám megváltozik, ellenőrizd az adott kapcsolattartót, és értesítsd azokat, akiknek szükségük van rá. Sürgős helyzetekre külön eljárásban állapodj meg. A lista rendszerezi a kapcsolatokat; nem garantálja, hogy egy szolgáltatás nyitva van, hogy a hívásokat fogadják, vagy hogy az üzeneteket az alkalmazáson keresztül figyelemmel kísérik.