Erősítse meg a fedezetet a tényleges dátumokra
Sorolja fel a távollét alatti látogatásokat, utazásokat és gyakorlati hívásokat. Kérje meg a helyettesítő segítőket, hogy vállaljanak konkrét kötelezettségeket, és ellenőrizze az elérhetőségüket. Szükség esetén tüntesse fel az indulás előtti napot és a visszatérés utáni első napot is. Gondosan tüntesse fel a megosztott feladatokat, de nem foglalja le a szakmai fedezetet, és nem garantálja, hogy valaki elérhető lesz.
Szerepkörök és hasznos információk ellenőrzése
Csak azokat a személyeket hívd meg, akiknek szükségük van a gondozói körre, és válassz megfelelő szerepköröket. A segítők elolvashatják a kapcsolatokat, a feladatokat és az átadásokat, de nem férhetnek hozzá a személyes dokumentumokhoz. Ha a helyettesítő személynek valóban szüksége van dokumentumokra, tekintsd át a megfelelő gondozói szerepkört, ahelyett, hogy egy általános üzenetben privát tartalmat tennél közzé. Utazás előtt ellenőrizd az elérhetőségeket.
Írj egy rövid átadási útmutatót a következő lépésekkel
Jegyezd fel, mi van már eltervezve, mi van még hátra, és mikor várható a következő látogatás. Hozz létre feladatokat a befejezetlen teendőkhöz, és pontos határidőket használj ott, ahol azok számítanak. Kerüld el a korábbi látogatások hosszú előzményeit. Jól látható példa erre: „a szállítás kedden megerősítve; csütörtökön dél előtt hívd a szervizt; a bevásárlás pénteken esedékes”.
Megállapodás a közvetlen kommunikációban a távollét alatt
Mondja el, hogy mikor érhető el az utazó gondozó, és ki koordinálja a sürgős változtatásokat helyben. Az opcionális alkalmazásértesítések nem vészhelyzeti csatornának minősülnek, és az eszköz vagy a hálózati állapot miatt késhetnek. Visszatérés után tekintse át a legutóbbi átadásokat és a nyitott feladatokat, ahelyett, hogy feltételezné, hogy a régi ütemterv még érvényes.