Utilisez des noms et des objectifs clairs.
Indiquez le nom du prestataire ou de la personne et précisez la raison pratique de votre prise de contact. Distinguez un service de transport d'un guichet de prise de rendez-vous. Vérifiez les numéros auprès d'une source fiable et revoyez-les en cas de changement. Ne copiez pas l'intégralité des carnets d'adresses dans le répertoire des contacts simplement parce que l'information est disponible.
Vérifiez le public
Les aidants familiaux peuvent consulter les contacts partagés dans Caremily, mais l'ajout de contacts nécessite un rôle d'aidant ou d'administrateur. N'ajoutez que les numéros pertinents pour ce public. Ne présumez pas que les coordonnées des aidants restent confidentielles, même si le document associé est privé. Demandez l'autorisation avant de partager les coordonnées d'une personne, le cas échéant.
Conservez les documents séparément.
Une fiche de contact ne doit pas remplacer un document personnel. Placez un fichier PDF, JPG ou PNG compatible dans la zone de documents privés lorsque l'accès doit être restreint. Caremily accepte certains fichiers jusqu'à 5 Mo. Limitez la fiche de contact aux informations de coordination utiles et évitez de copier des données sensibles dans une note visible par tous.
Examiner une entrée après chaque modification
En cas de changement de fournisseur, de rôle ou de numéro de téléphone, vérifiez le contact concerné et informez les personnes concernées. Prévoyez une procédure spécifique pour les situations urgentes. Cette liste répertorie les contacts ; elle ne garantit ni la disponibilité du service, ni la prise en charge des appels, ni la consultation des messages via l’application.