Vahvista käytännön muutos
Tarkista, tarjoaako organisaatio enää kyseistä hoitoa ja kenellä on valtuudet muuttaa asiakkaan statusta. Noudata sisäisiä tallennus- ja säilytysmenettelyjä. Caremily ei määritä organisaatiolle lakisääteistä säilytysaikaa. Vältä käsittelemästä passiivista statusta lupana hävittää asiakirjoja tai kliinisiä tietoja muualla.
Tarkista ensin keskeneräiset työt
Etsi avoimia tehtäviä, vireillä olevia puheluita ja käytännön järjestelyjä, joille tarvitaan vielä omistaja. Kirjaa lopullinen operatiivinen luovutus tarvittaessa. Jos työtä on jatkettava nykyisen organisaation ulkopuolella, sovi siitä, miten tietoja voidaan laillisesti jakaa hyväksyttyjen kanavien kautta. Älä siirrä henkilökohtaisia asiakirjoja toiselle asiakkaalle vain pitääksesi ne näkyvissä aktiivisten luettelossa.
Tarkista tila ja määrityksen vaikutukset
Teamsin henkilöstön käyttöoikeudet ovat rajoitettuja määrättyihin aktiivisiin asiakkaisiin; omistajat ja esimiehet näkevät aktiiviset asiakkaat koko organisaatiossa. Tarkista asiakkaan määritykset ja käytettävissä olevat hallintalaitteet sen sijaan, että olettaisit kaikkien historiatietojen pysyvän kaikkien saatavilla. Aktiivisten asiakkaiden rajoitukset kuvaavat toimintasuunnitelman kapasiteettia; niitä ei tule käyttää oikopolkuna organisaation velvoitteiden kiertämiseksi.
Pidä päätöksestä selkeä kirjaa
Käytä organisaation prosessia dokumentoidaksesi, kuka hyväksyi muutoksen ja miksi. Sovelluksen tarkastushistoria voi tukea päivitysten tarkistamista, mutta se ei ole täydellinen vaatimustenmukaisuusarkisto. Caremily Teams auttaa pitämään nykyisen koordinoinnin selkeänä, kun taas organisaatio pysyy vastuussa asianmukaisesta pääsystä tietoihin, tietojen säilyttämisestä ja vanhempia asiakastietoja koskevien pyyntöjen käsittelystä.