Neljä hyödyllistä tietoa
Kirjaa valmistunut työ, havaitut muutokset, seuraava toimi ja tarvittava vastaus. Avoin pyyntö tarvitsee vastuuhenkilön ja määräajan.
Faktoja, ei oletuksia
“Aika siirtyi perjantaihin kello 10” on selkeä. Vältä diagnooseja ja hoitoneuvoja; terveyteen liittyvät kysymykset kuuluvat ammattilaisille.
Pyynnöistä tehtäviä
Luo esimerkiksi paristojen hankinnasta tehtävä nimellä ja päivällä. Viittaa siihen raportissa, jolloin asiayhteys ja vastuu säilyvät yhdessä.
Kunnioitus ja yksityisyys
Kirjaa vain koordinointiin tarpeellinen tieto. Käytä kunnioittavaa kieltä äläkä levitä arkaluonteisia tietoja suuriin ryhmiin tarpeettomasti.
Lyhyt esimerkki
“Lounas valmis. Palvelu torstaina kello 14. Alex hankkii paristot perjantaihin mennessä. Vastausta ei tarvita.” Caremily kokoaa raportit oikeaan ryhmään.