Vahvista vakuutus todellisille päivämäärille
Listaa poissaolon aikana tehdyt vierailut, kuljetukset ja käytännön työkäynnit. Pyydä sijaisapulaisia hyväksymään erityisiä sitoumuksia ja tarkista heidän saatavuus. Sisällytä tarvittaessa myös lähtöä edeltävä päivä ja paluupäivää seuraava päivä. Näyttää huolellisesti jaetut tehtävät, mutta se ei varaa ammattimaista sijaishuoltoa tai takaa, että joku on käytettävissä.
Tarkista roolit ja hyödylliset tiedot
Kutsu mukaan vain ne ihmiset, jotka tarvitsevat hoitopiiriä, ja valitse sopivat roolit. Auttajat voivat lukea yhteystietoja, tehtäviä ja luovutuksia, mutta heillä ei ole pääsyä yksityisiin asiakirjoihin. Jos sijaishenkilö todella tarvitsee asiakirjoja, tarkista sopiva hoitajan rooli sen sijaan, että julkaisisit yksityistä sisältöä yleisessä viestissä. Vahvista yhteystiedot ennen matkustamista.
Kirjoita lyhyt luovutussuunnitelma seuraavista vaiheista
Kirjaa ylös, mitä on jo sovittu, mitä on vielä tehtävä ja milloin seuraava käynti on odotettavissa. Luo tehtäviä keskeneräisille toimille ja käytä tarkkoja määräaikoja siellä, missä niillä on merkitystä. Vältä pitkää historiaa jokaisesta edellisestä käynnistä. Selkeä esimerkki on ”kuljetus vahvistettu tiistaina; soita palveluun torstaina ennen puoltapäivää; ostokset erääntyvät perjantaina”.
Sovi suorasta viestinnästä poissaolon aikana
Ilmoita, milloin matkustavaan hoitajaan saa yhteyden ja kuka koordinoi kiireellisiä muutoksia paikallisesti. Valinnaiset sovellusilmoitukset eivät ole hätäilmoituskanava, ja laite- tai verkko-olosuhteet voivat viivästyttää niitä. Palattuasi tarkista viimeisimmät luovutukset ja avoimet tehtävät sen sijaan, että olettaisit vanhan aikataulun olevan edelleen ajan tasalla.