Confirme a mudança prática
Verifique se a organização deixou de prestar os cuidados relevantes e quem está autorizado a alterar o status do cliente. Siga os procedimentos internos de registro e retenção. A Caremily não define um período legal de retenção para a organização. Evite interpretar um status inativo como permissão para descartar documentos ou registros clínicos em outro local.
Analise primeiro o trabalho inacabado.
Procure por tarefas em aberto, chamadas pendentes e ajustes práticos que ainda precisam de um responsável. Registre a transferência operacional final, quando apropriado. Se o trabalho precisar continuar fora da organização atual, defina como as informações podem ser compartilhadas legalmente por meio de canais aprovados. Não transfira documentos pessoais para outro cliente apenas para mantê-los visíveis na lista de tarefas ativas.
Verificar efeitos de status e atribuição
O acesso da equipe é limitado aos clientes ativos atribuídos; proprietários e gerentes visualizam os clientes ativos em toda a organização. Analise as atribuições do cliente e os controles disponíveis, em vez de presumir que todas as informações históricas permanecem acessíveis a todos. Os limites de clientes ativos descrevem a capacidade do plano operacional; eles não devem ser usados como um atalho para contornar as obrigações da organização.
Mantenha um registro claro da decisão.
Utilize os processos da organização para documentar quem concordou com a alteração e o motivo. O histórico de auditoria do aplicativo pode auxiliar na revisão das atualizações, mas não constitui um arquivo de conformidade completo. O Caremily Teams ajuda a manter a coordenação atual clara, enquanto a organização permanece responsável pelo acesso adequado, pela retenção de registros e pelo tratamento de quaisquer solicitações envolvendo informações antigas do cliente.