Używaj jasnych nazw i celów
Oznacz usługodawcę lub osobę i opisz praktyczny powód kontaktu. Odróżnij biuro transportu od punktu umawiania wizyt. Potwierdź numery z wiarygodnego źródła i sprawdź je w przypadku zmiany ustaleń. Nie kopiuj całych książek adresowych do kręgu opieki tylko dlatego, że informacje są dostępne.
Sprawdź publiczność
Pomocnicy rodzin mogą przeglądać udostępnione kontakty w Caremily, natomiast dodawanie kontaktów wymaga roli opiekuna lub administratora. Dodawaj tylko numery, które mają sens dla danej grupy odbiorców. Nie zakładaj, że dane kontaktowe pomocników są poufne tylko dlatego, że powiązany dokument jest prywatny. Zapytaj o pozwolenie przed udostępnieniem danych kontaktowych osoby prywatnej, gdy jest to stosowne.
Przechowuj dokumenty oddzielnie
Wpis kontaktowy nie powinien zastępować dokumentu osobistego. Umieść odpowiedni plik PDF, JPG lub PNG w sekcji dokumentu prywatnego, jeśli wymaga on ograniczonego dostępu. Caremily akceptuje wybrane pliki o rozmiarze do 5 MB. Ogranicz wpis kontaktowy do przydatnych danych koordynacyjnych, zamiast kopiować poufne treści do powszechnie widocznej notatki.
Przejrzyj jeden wpis po każdej zmianie
W przypadku zmiany usługodawcy, stanowiska lub numeru telefonu, sprawdź odpowiedni kontakt i poinformuj o tym osoby, które tego potrzebują. Uzgodnij odrębną procedurę na wypadek nagłych sytuacji. Lista porządkuje kontakty, ale nie gwarantuje, że usługa jest dostępna, połączenia są odbierane ani wiadomości są monitorowane za pośrednictwem aplikacji.