Определите задачи, которые нельзя откладывать.
Проанализируйте предстоящие практические обязанности и согласуйте, какие из них необходимо выполнить в случае недоступности ответственного лица. Не следует помечать каждую задачу как срочную. Спросите человека, получающего уход, какие изменения допустимы, а какие требуют прямого обсуждения. При организации клинических или критически важных с точки зрения безопасности мероприятий следует руководствоваться рекомендациями и процедурами соответствующих специалистов.
Укажите доступную резервную копию.
Убедитесь, что резервный помощник согласился помочь и имеет доступ к нужному кругу лиц, оказывающих помощь. Одного приглашения недостаточно для гарантии доступности. Caremily может показывать задачи и контакты помощникам, но для доступа к конфиденциальным документам требуется соответствующая роль лица, осуществляющего уход, или администратора. Предоставьте все важные контактные данные до отъезда первоначального владельца.
Передача ответственности в явном виде
Свяжитесь с резервным пользователем, подтвердите новые договоренности и обновите общий план. Не просто отмечайте незавершенную задачу как выполненную. Зафиксируйте изменение времени или практические ограничения в таком месте, где это будет видно другим. Краткая передача информации может объяснить, что еще осталось, но сама задача должна отражать, кто теперь следит за ее выполнением.
Проверьте план после внесения изменений.
Подтвердите завершение визита или задачи и выясните причины затруднений с обеспечением замены. Скорректируйте будущие обязательства, если существует вероятность повторного возникновения проблемы. Дополнительные напоминания о необходимости замены не заменяют прямой звонок при возникновении срочных изменений. План резервного копирования должен быть достаточно простым для использования, когда все заняты.