Bevestig de praktische wijziging
Controleer of de organisatie de betreffende zorg niet langer verleent en wie bevoegd is om de status van de cliënt te wijzigen. Volg de interne procedures voor registratie en bewaring. Caremily bepaalt geen wettelijke bewaartermijn voor de organisatie. Ga er niet vanuit dat een inactieve status een vrijbrief is om documenten of patiëntendossiers elders te vernietigen.
Bekijk eerst het onafgemaakte werk.
Zoek naar openstaande taken, inkomende telefoongesprekken en praktische afspraken waarvoor nog een verantwoordelijke nodig is. Leg de definitieve operationele overdracht vast waar van toepassing. Als het werk buiten de huidige organisatie moet worden voortgezet, spreek dan af hoe informatie op wettige wijze via goedgekeurde kanalen kan worden gedeeld. Verplaats geen persoonlijke documenten naar een andere klant enkel om ze zichtbaar te houden in de actieve lijst.
Controleer de status en de effecten van de toewijzing.
De toegang van Teams-medewerkers is beperkt tot toegewezen actieve klanten; eigenaren en managers zien actieve klanten binnen de hele organisatie. Controleer de klanttoewijzingen en beschikbare beheermogelijkheden in plaats van ervan uit te gaan dat alle historische informatie voor iedereen beschikbaar blijft. Limieten voor actieve klanten beschrijven de capaciteit van het operationeel plan; ze mogen niet worden gebruikt als een sluiproute om de verplichtingen van de organisatie te omzeilen.
Leg de beslissing duidelijk vast.
Gebruik de procedures van de organisatie om vast te leggen wie de wijziging heeft goedgekeurd en waarom. De auditgeschiedenis van de app kan helpen bij het beoordelen van updates, maar is geen volledig archief voor naleving van de regelgeving. Caremily Teams helpt de huidige coördinatie helder te houden, terwijl de organisatie verantwoordelijk blijft voor de juiste toegang, het bewaren van gegevens en het afhandelen van verzoeken met betrekking tot oudere klantgegevens.