Confermare il cambiamento pratico
Verifica se l'organizzazione non fornisce più l'assistenza pertinente e chi è autorizzato a modificare lo stato del cliente. Segui le procedure interne di registrazione e conservazione. Caremily non stabilisce un periodo di conservazione legale per l'organizzazione. Evita di considerare lo stato di inattività come un'autorizzazione a eliminare documenti o cartelle cliniche altrove.
Esamina prima il lavoro incompiuto
Cerca attività aperte, chiamate in sospeso e accordi pratici che necessitano ancora di un responsabile. Registra il passaggio di consegne operativo finale, ove opportuno. Se il lavoro deve proseguire al di fuori dell'organizzazione attuale, concorda le modalità di condivisione legale delle informazioni attraverso canali approvati. Non trasferire documenti personali a un altro cliente solo per mantenerli visibili nell'elenco delle attività attive.
Verifica lo stato e gli effetti dell'assegnazione
L'accesso del personale di Teams è limitato ai clienti attivi assegnati; i proprietari e i responsabili possono visualizzare i clienti attivi in tutta l'organizzazione. È necessario esaminare le assegnazioni dei clienti e i controlli disponibili, anziché presumere che tutte le informazioni storiche siano accessibili a tutti. I limiti relativi ai clienti attivi descrivono la capacità del piano operativo e non devono essere utilizzati come scorciatoia per eludere gli obblighi dell'organizzazione.
Conservare una documentazione chiara della decisione
Utilizzate le procedure aziendali per documentare chi ha approvato la modifica e perché. La cronologia delle attività dell'app può essere utile per esaminare gli aggiornamenti, ma non costituisce un archivio completo di conformità. Caremily Teams contribuisce a mantenere un coordinamento chiaro e aggiornato, mentre l'organizzazione rimane responsabile dell'accesso appropriato, della conservazione dei dati e della gestione di eventuali richieste relative a informazioni sui clienti meno recenti.