Confirmer le changement pratique
Vérifiez si l'organisme ne fournit plus les soins concernés et qui est autorisé à modifier le statut du client. Respectez les procédures internes d'enregistrement et de conservation des documents. Caremily ne détermine pas de durée légale de conservation pour l'organisme. N'interprétez pas un statut inactif comme une autorisation de détruire des documents ou des dossiers cliniques ailleurs.
Examiner d'abord le travail inachevé
Identifiez les tâches en cours, les appels en attente et les arrangements pratiques qui nécessitent encore un responsable. Consignez la passation de responsabilité finale, le cas échéant. Si le travail doit se poursuivre en dehors de l'organisation actuelle, définissez les modalités de partage légal des informations via les canaux approuvés. Ne transférez pas de documents personnels à un autre client simplement pour les maintenir visibles dans la liste des tâches actives.
Vérifier l'état et les effets de l'affectation
L'accès des membres de l'équipe Teams est limité aux clients actifs qui leur sont attribués ; les propriétaires et les gestionnaires peuvent consulter tous les clients actifs de l'organisation. Il est important de vérifier les attributions du client et les contrôles disponibles plutôt que de supposer que l'historique complet des informations reste accessible à tous. Les limites de clients actifs reflètent la capacité du plan opérationnel ; elles ne doivent pas servir à contourner les obligations de l'organisation.
Conservez une trace écrite claire de la décision
Suivez la procédure de l'organisation pour documenter les personnes ayant approuvé la modification et les raisons de cette approbation. L'historique d'audit de l'application permet de consulter les mises à jour, mais ne constitue pas un archivage complet de la conformité. Caremily Teams facilite la coordination des actions en cours, tandis que l'organisation reste responsable de l'accès approprié, de la conservation des données et du traitement des demandes concernant d'anciennes informations clients.