Décrivez le problème pratique
Demandez au résident quel est le problème et ce qu’il souhaite que l’on organise. Notez uniquement les détails nécessaires à une demande de réparation. Ne cherchez pas à deviner si l’équipement peut être utilisé en toute sécurité ; faites appel à un professionnel qualifié lorsque la sécurité ou un équipement spécialisé est en jeu.
Distinguer la prise de rendez-vous de la présence sur place
Une personne peut contacter le service de réparation tandis qu’une autre se rend au rendez-vous. Créez des tâches distinctes si nécessaire, avec des délais réalistes et des responsables désignés. Tenez à jour les coordonnées du prestataire et confirmez la plage horaire d’arrivée directement auprès de ce dernier plutôt que de supposer qu’elle est fixe.
Convenir des coûts en dehors de la tâche
Discutez de tout devis et de l’autorisation de dépense avec la personne responsable avant d’accepter les travaux. Caremily n’est pas un système de paiement ou d’approvisionnement. Une tâche peut rappeler à quelqu’un de demander un devis, mais elle n’autorise pas une autre personne à engager des dépenses.
Laissez une mise à jour claire au prochain visiteur
Après le rendez-vous, notez ce qui s’est passé et indiquez si une autre visite ou une pièce est nécessaire. Créez une nouvelle tâche pour ce suivi. Conservez les factures ou les fichiers appropriés dans l’espace de documents privés lorsqu’ils y ont leur place, plutôt que de copier leurs informations sensibles dans des notes partagées.