Bekræft den praktiske ændring
Kontroller, om organisationen ikke længere leverer den relevante behandling, og hvem der er bemyndiget til at ændre klientens status. Følg interne registrerings- og opbevaringsprocedurer. Caremily fastsætter ikke en lovlig opbevaringsperiode for organisationen. Undgå at behandle en inaktiv status som tilladelse til at kassere dokumenter eller kliniske journaler andre steder.
Gennemgå ufærdigt arbejde først
Led efter åbne opgaver, ventende opkald og praktiske arrangementer, der stadig kræver en ejer. Registrer den endelige operationelle overdragelse, hvor det er relevant. Hvis arbejdet skal fortsætte uden for den nuværende organisation, skal det aftales, hvordan oplysninger lovligt kan deles via godkendte kanaler. Flyt ikke personlige dokumenter til en anden klient blot for at holde dem synlige på den aktive liste.
Kontroller status og tildelingseffekter
Adgang for Teams-medarbejdere er begrænset til tildelte aktive klienter; ejere og ledere ser aktive klienter på tværs af organisationen. Gennemgå klientens tildelinger og tilgængelige kontroller i stedet for at antage, at alle historiske oplysninger forbliver tilgængelige for alle. Grænser for aktive klienter beskriver driftsplanens kapacitet; de bør ikke bruges som en genvej til at omgå organisationens forpligtelser.
Hold en tydelig registrering af beslutningen
Brug organisationens proces til at dokumentere, hvem der accepterede ændringen, og hvorfor. Appens revisionshistorik kan understøtte gennemgang af opdateringer, men den er ikke et komplet compliance-arkiv. Caremily Teams hjælper med at holde den nuværende koordinering klar, mens organisationen forbliver ansvarlig for passende adgang, opbevaring af journaler og håndtering af eventuelle anmodninger, der involverer ældre klientoplysninger.