Опишіть практичну проблему
Запитайте мешканця, що саме не працює та що він хоче, щоб було зроблено. Запишіть лише ті деталі, які необхідні для запиту на ремонт. Не намагайтеся вгадати, чи безпечно користуватися обладнанням; зверніться до відповідного кваліфікованого фахівця, якщо йдеться про безпеку або спеціалізоване обладнання.
Відокремте замовлення від виїзду
Одна особа може зв’язатися зі службою ремонту, а інша — прибути на зустріч. За потреби створюйте окремі завдання з чіткими термінами виконання та визначеними відповідальними особами. Постійно оновлюйте контактні дані служби та узгоджуйте час прибуття безпосередньо з постачальником послуг, а не вважайте, що він є фіксованим.
Узгоджуйте витрати поза завданням
Перед тим, як погодитися на виконання робіт, обговоріть будь-які кошториси та затвердження витрат із відповідальною особою. Caremily не є системою оплати чи закупівель. Завдання може нагадувати комусь про необхідність запросити кошторис, але воно не надає іншій особі повноважень витрачати кошти.
Залиште наступному відвідувачу чітку інформацію про хід справи
Після зустрічі опишіть, що відбулося, та чи потрібний ще один візит або якась частина роботи. Створіть нове завдання для подальших дій. Зберігайте рахунки-фактури або відповідні файли в приватному розділі документів, якщо вони туди належать, замість того, щоб копіювати їхні конфіденційні дані у спільні нотатки.