Beskriv det praktiska problemet
Fråga den boende vad som är fel och vad hen vill få ordnat. Notera endast de uppgifter som behövs för en reparationsförfrågan. Gissa inte om utrustningen är säker att använda; kontakta relevant kvalificerad personal när det gäller säkerhet eller specialutrustning.
Separera bokning från besök
En person kan kontakta reparationsservicen medan en annan person närvarar vid besöket. Skapa separata uppgifter där det behövs, med lämpliga tidsfrister och utsedda ansvariga. Håll kontaktuppgifterna till servicen uppdaterade och bekräfta ankomsttidsfönstret direkt med leverantören istället för att utgå från att det är fastställt.
Kom överens om kostnader utanför uppgiften
Diskutera eventuella offerter och godkännande av utgifter med den ansvariga personen innan du accepterar arbetet. Caremily är inte ett betalnings- eller upphandlingssystem. En uppgift kan påminna någon om att begära en offert, men den ger inte någon annan person befogenhet att spendera pengar.
Lämna en tydlig uppdatering till nästa besökare
Efter besöket ska du skriva ner vad som hände och om ytterligare ett besök eller en åtgärd krävs. Skapa en ny uppgift för den uppföljningen. Spara fakturor eller relevanta filer i det privata dokumentområdet när de hör hemma där, istället för att kopiera känslig information till delade anteckningar.