Опишите практическую проблему
Спросите жильца, в чём проблема и что он хочет организовать. Записывайте только те детали, которые необходимы для запроса на ремонт. Не пытайтесь самостоятельно определить, безопасно ли использовать оборудование; обращайтесь к соответствующему квалифицированному специалисту, если речь идёт о безопасности или специальном оборудовании.
Разделите оформление заявки и посещение
Один человек может связаться со службой ремонта, а другой — присутствовать на встрече. При необходимости создавайте отдельные задачи с четкими сроками выполнения и назначенными ответственными лицами. Обновляйте контактные данные службы и уточняйте окно прибытия непосредственно у поставщика услуг, а не полагайтесь на то, что оно фиксированное.
Согласовывайте расходы вне задачи
Перед принятием работ обсудите любое ценовое предложение и утверждение расходов с ответственным лицом. Caremily не является системой оплаты или закупок. Задача может напомнить кому-либо о необходимости запросить ценовое предложение, но она не уполномочивает другого человека тратить деньги.
Оставьте следующему посетителю чёткую информацию о ходе дела
После встречи опишите, что произошло, и нужно ли ещё одно посещение или дополнительные действия. Создайте новую задачу для последующих действий. Храните счета или соответствующие файлы в частном разделе документов, если они должны находиться там, а не копируйте конфиденциальные данные в общие заметки.